浅谈成功项目管理的知识管理

21世纪企业的成功越来越依赖于企业所拥有知识的质量，利用企业所拥有的知识为企业创造竞争优势和持续竞争优势对企业来说始终是一个挑战。所谓知识管理的定义为，在组织中构建一个量化与质化的知识系统，让组织中的资讯与知识，透过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创新等过程，不断的回馈到知识系统内，形成永不间断的累积个人与组织的知识成为组织智慧的循环，在企业组织中成为管理与应用的智慧资本，有助于企业做出正确的决策，以适应市场的变迁。

　　下面的情况在项目中可谓屡见不鲜：

　　1、以前写过或见过别人整理的一份非常有价值的报告和资料，在需要的时候很难找到，在海量的文档中寻找需要花费很多时间与精力;

　　2、由于项目实施顾问的调动或者企业内部项目小组成员的变化，使双方的沟通发生困难，许多事情要从头做起，或者由于人员的流动使得重要的资料和文档丢失。

　　3、在项目过程中，项目小组成员遇到难题不知道向谁请教或者手头没有联系方式而错过了解决问题的良好时机;

　　4、在项目实施过程中，产生了许多思维的火花或者在某个问题上有一些心得体会，希望和项目小组成员共享并得到他们的反馈，但是找不到一个合适的技术平台来进行。

　　IT实施项目一般具有周期长、人员多、牵涉面广的特点，而且由于信息化项目本身具有很强的技术性与专业性，在项目实施过程中必然产生大量的文档、数据。这些项目中大量产生的信息如需求分析、建议、解决方案和最终结果等应当加以记录、整理、规范，以便与项目中查阅、交流，而且作为整个实施过程的记录它还给以作为实施双方检查进度和确认双方责任的的一个重要工具。在项目实施过程对于企业的项目小组成员来说也是一次学习过程，对于项目实施公司来说则是一个知识转移的过程，通过培训、讨论、文档提供等多种方式把自己的实施经验传授给客户方成员。问题的产生、解决方法、思路、解决方案在整个过程中，必然产生了大量的知识经验，管理这些知识可以尽快促进整个项目组的进步，并且在项目实施后对于企业来说也是一笔宝贵的知识财富。

　　总的来说项目知识管理平台对于项目实施有以下三个作用：更快的学习、强大的项目支持和智力资产管理。

　　1、知识管理促进形成学习型组织

　　知识管理平台并不是一个简单的知识存放的容器，知识本身并没有价值，它只有在被使用的过程中才能发挥出它的效力，知识管理能够为项目小组提供多种多样的知识交流与沟通的方法与工具，促进项目小组成员间的知识共享，提高项目中的知识利用效率，积累项目知识经验，加速项目小组的学习能力，从而能够在最短的时间内完成任务。

　　项目知识管理平台针对项目管理的需要，提供多功能的模块，通过与各种信息文档的整合，有力对项目管理进行支撑，可以大大降低项目主管的工作难度。

　　IT项目实施过程是企业难得一次学习与提升的机会通过与外部实施顾问的合作，学习最先进的管理思想与技术手段，不仅可以直接提高企业的信息化水平，间接所带来的好处就是在实施过程中，企业中参与实施的员工得到了锻炼学习的机会，信息化建设过程中所产生的各种经验知识与人员智慧都是企业宝贵的知识财富。通过知识管理平台，可以有效的把这些智力资产管理起来，推进其在整个公司的范围内的使用，实现智力资产的保值增值。

　　项目知识管理平台促进知识的共享与利用主要表现在以下几个方面：

　　供企业内部知识的完整定义及分类规划，大大促进公司知识的积累与发展;

　　减少知识发现的成本，促进工作效率(寻找资料、研究方法的使用、撰写报告、

避免不必要的重复工作等);

将组织内优良案例分享给组织内所有成员，促进成员间的学习;

通过知识资源中的人员资料内容，快速找到能提供解答的专家;

通过知识资源内容中的电子培训资料对员工进行培训，节省了教育训练成本;有效深化成员与产业技术分析所需具备的知识与技能;

有效整合分散与各系统间相关知识，提供系统浏览分类搜寻的系统能力;

通过知识资源中的业务方面以及新闻公告等内容，员工可即时获取工作上所需的讯息;通过知识资源平台有效提供员工于工作时所需的相关技术文件与经验心得;

通过知识交流工具促进项目干系人进行直接与间接的知识交流，从多纬度看待项目实施，多方面学习知识。在这个过程中，个人的知识经验在项目组中迅速流通并被其他项目组成员吸收，实现知识增值。

2、管理项目智力资产

知识也是企业内部一种宝贵的知识财富，通过知识管理可以实现企业的知识储备，将个人知识提升为组织知识，当公司发生人员变动、新员工进入公司时，可以通过这种组织知识迅速上手进入工作状态，从而减少了组织内部由于员工岗位变动、人员流动所造成的损失。而且知识的系统化也有利于企业的创新，对于知识管理，有一句经典的话就是：不要重新发明轮子。创新都是建立在前人基础上的发展改革，通过知识管理手段，公司员工可以方便的知晓其流域内的前人所做的工作，并在其基础上实现发展创新。

项目实施中所形成的大量知识经验，无论是对于企业内部的信息化建设、管理提升、项目管理都是非常重要的参考资料，对这些知识的传播与学习可以有效的促进整个企业的管理信息化水平的提高，为企业人才培养提供直接的学习材料，许多企业在实施项目之后没有有效的管理他们在项目实施过程中所得到的知识，随着时间的推移、人员的变动，造成宝贵的智力资产的损耗。在面临类似的项目或者问题是，企业不得不化大量的资本再次邀请外部的实施顾问，花费昂贵的咨询费用，对于内部员工也不得大进行再次培训。如果管理好项目实施中形成的“智力资产”，可以很大程度上降低企业的这些费用，实际上对于IT项目实施的后续部分，持续改进发挥信息化系统的作用这个阶段来说，这些项目中形成的“智力资产“也是很有参考意义的。

3、知识管理对项目管理的支持作用

项目知识管理平台可以通过各种模块功能，全方位的整合各种与项目相关的信息，全方位的管理所有与项目项目的信息资源，并且通过与项目管理的整合，知识管理平台可以直接为项目管理提供支持。

通过知识管理中的文档管理，知识管理平台可以清晰的把与项目相关的合同、计划、项目交付物、数据、报表整合到一起，实现项目信息的协同管理。

通过工作流管理，可以标准的定义各种项目操作流程，使项目操作流程固定化和电子化，实现项目的通明化管理，而且通过知识管理平台，无论项目组中的人员身处何处，他们都可以通过工作流实现项目的操作。

通过人力资源管理模块，项目组的不同人员都被链接到项目中去，在知识管理平台上，可以清晰看到在不同子项目中项目组成员的角色、联系方式，而且通过知识管理平台的权限管理，可以根据不同人员的角色与级别来定义他们的阅读、编辑权限和项目操作。

通过财务管理模块可以将项目链接到一个或多个成本中心，资源的使用成本、材料的价格、人员工资等方面得到项目的完整成本核算，在项目实施过程中，可随时对单个资源或整个项目的实际成本及预算成本进行分析、比较、跟踪。

通过资产管理模块，可以清晰查阅与项目相关物资信息，并跟踪物资使用情况和请求，包括物料的申购、使用调拨、出入库记录等，实现项目物流的动态管理。

当然由于不同项目知识管理平台的技术上的差异，对于项目管理的支持，不同项目知识管理平台在模块的功能上和重点上有很大区别，但总的来说项目知识管理平台都是以围绕项目管理利用各功能模块的协同，来实现项目管理中人流、物流、信息流的动态跟踪与管理。