项目办公室的重要职能——指定项目管理的标准和方法（中）

文档标准

项目通常是以文件的形式记录下来的，一个项目的确立通常也是源于文件。例如，当投标小组对客户的招标书作出回应时，这一投标文件就预示着一个新的项目的产生。像预算和资源需求、范围说明、月进度报告、变更单和其他要求都是与项目相关的文档的一小部分。

项目办公室经常要为项目组成员提供指导，告诉他们选用何种文档、何时使用以及如何使用等。通过履行这个角色，项目办公室使组织内的沟通加强，从而保证项目的参与者协调一致地工作。通常地，项目办公室人员必须在渴望一致性又需要合理的灵活性之间进行平衡，其中一项主要任务就是要确认何种文档应该标准化。下面列出的是项目办公室应该予以标准化的一些文档例子。

状态报告
状态报告要定期发布，通常是每周一次，以便项目组成员能够及时掌握项目进展的最新情况。状态报告通常应包括报告期内的成本和进度情况的数据。项目的实际进展与计划相对照可以使项目成员明确在成本和进度方面的差异，因此是项目控制的重要工具。项目办公室应该负担编制状态报告的主要职责，使其能够在整个组织中使用；项目办公室还应决定状态报告中应包含哪些信息以及这些信息的表述方式。

工时表
大多数以项目为中心的组织都要求其员工填写工时表，通常为每周一次。员工在工时表上标明其在报告期内在各项目上所分配的时间。理论上，对这些工时表的分析会显示出员工是如何花费时间的。令人遗憾的是，工时表会产生很多不完美的信息，有些缺陷是和不诚实的报告内容有关的。例如，员工报告时夸大时间以显得很忙。很多错误的发生是因为员工在报告其时间分配时前后不一致；需要明确的还包括诸如超时和超量的工作如何报告，以及员工同时参加多个项目工作时如何进行时间的分配，等。

变更单
项目团队需要应对的一件事情就是需求将会发生改变，因此，项目办公室认真制定变更请求表格是很重要的。需要用变更请求表来启动变更管理过程。当变更请求得到批准时，变更执行表就会发给应该执行该变更的个人或团队。变更请求处置表提供了同意或拒绝变更请求的决定信息。