PMO成功运营的秘诀分享
项目办公室一旦建立，高级管理层就会想获得立即成果，即使在形成这种局面此之前得好几年他们曾经忽略、反对它。项目办公室在项目管理中是一个稳定的力量，它必须在保持长期目标的同时获得立即成果。现实要求项目办公室必须对组织的需求迅速回应，但是，快速的修正措施并不能持续很长时间，很快整个组织又陷入混乱状态。假如你有一个项目办公室，你将如何去运营它？项目办公室的远景是在组织内部推广项目管理知识使其成为企业文化的一部分。以下分享几大秘诀是：
1．失控项目的控制
为了获得立即的成果，项目办公室应该采取的第一个行动是控制失控的项目。大多数组织都有一些失控的项目。有些组织承认这一点有些则不然。把失控的项目重新扳回到正确的轨道上来将为项目办公室带来好的声誉。如果组织拒绝承认存在失控的项目，那么去寻找失控项目的一些警告迹象。失控项目的一些警告迹象如下：
·不充分的项目计划
·错误的任务管理
·糟糕的报告和交流
·不经常的状态报告会议
·不足的文档
·突然的时间表变更
·项目组织涣散
·混乱的业务目标
·极端的项目复杂性
·不断上升的投入
·过多的项目会议
一旦项目办公室确定了失控的项目，下一个步骤是向其提供帮助。如果失控的项目不止一个，项目办公室应当将注意力集中在优先级最高的项目上。通常，支持关键业务目标的项目会吸引高级管理层的注意。但是，不是所有的项目经乐意接受帮助，原因仅仅是项目处于困境并不意味着项目经理希望得到帮助。许多项目经理相信问题是暂时的并且将很快得以解决。他们的独立、傲慢的态度经常是项目即将失败的主要原因。正如项目办公室所顾虑的那样，许多失控的项目是不可回复的且必须完全重新组织重新计划。项目办公室应当意识到失控项目的这种气氛和形势。比如说，以下的诸多情况将会出现：
·项目内的沟通不良
·士气低下的骨干人员已经逃离或者正在逃离
·项目交付推迟
·项目范围失控
·投资不断上升
·项目计划已经完全被遗弃
·项目成员陷入无休止的会议之中
·客户失去信心，经常过问一些越来越具体的的细节
假如提供绿灯的话，项目办公室可以通过许多方式为失控项目提供帮助。首先，项目办公室可以进行评估并向项目经理提交评估结果以利于项目实施。虽然这是具有吸引力且威胁更少的方式，这种解决方案很少奏效，因为项目团队早已负担过重了。第二，项目办公室可以为项目团队共同工作为提出补救计划并实施这个计划提供咨询和指导。补救计划应当与其他项目人工以并安排。不幸的是，这将进一步推迟交付日期并将给有关方面造成更大的震动。虽然这些方案可能奏效，通常，项目可能在某一个点上被中止以重新分组、组织或计划。
2．帮助启动项目并建立估算和风险过程
许多组织无法在三个限制的范围内完成项目，因而项目失控是件常事而非例外。俗话说“一分防胜过十分补”，项目办公室应该关注正在启动的项目以防止将来的失败和补救。项目不是在一夜之间就失败的，普遍是一段时间一点点的走向失败的。通常，项目偏离轨道的幅度是如此的微小以至于难于察觉，项目办公室不愿意追踪这些蛛丝马迹因此它必然会走向失败项目的道路上来。更安全的说法是如果项目开始得当的话，它的成功概率就会大一些。因此，项目办公室必须立即开始帮助新项目的启动，这样才能获得服务有价值的声誉。
