PMO建设与运营的五大典型问题及注意事项

PMO建设与运营的五大典型问题及注意事项

网友转载 2020/5/11 20:40:30

近十年随着项目管理在中国的推广和普及,项目管理从业人员的增加,绝大部分企业已经构建或开始着手构建项目管理的专门组织PMO。对PMO的构建及运营情况进行调研发现,虽然有不少标杆企业的PMO运营非常成功,但绝大部分企业的PMO运营成效并不理想,甚至很多企业的PMO构建没多久就黯然退场。

本文搜集整理当前大部分企业PMO建设和运营过程中出现的常见问题,并借助过往企业的咨询经验给予一定的建议,以期对企业PMO建设和运营提供一定的借鉴。由于每家PMO都是在企业特定的环境下发展起来的,当前对于PMO的构建尚未有成熟的方法论,因此企业需结合自己的特点有选择性的参考。

问题1

是否所有的企业都需要组建PMO?

企业什么时候组建PMO?

各个行业、各个类型的企业中都有PMO运营成效显著例子,PMO的设立与企业所在的行业、与组织的规模大小、与企业组织类型没有关系。不论处于什么行业,一个企业要准备继续发展壮大,则一定有其愿景、使命和战略。而企业的战略必须转化为一个一个具体的项目,才能得以落地。PMO通常为了更有效落地项目、实现战略目标而设置。但项目效率的提升、战略的落地也不一定必须成立专门的PMO,很多企业将其职责赋予其他部门来履行也有取得不错的效果。

通过大量的企业分析,一般情况下,当企业处于以下情况可以考虑组建PMO

(1)企业属于项目为导向的企业,企业的大部分工作都是以项目的方式开展。

(2)企业运行过程中出现很多管理或经营的问题,借助现有的组织无力解决或解决的成效缓慢。

(3)公司处于业务转型期,存在大量需要各部门协同开展的工作。

(4)当前项目开展存在很多问题,如项目竞标过程糊里糊涂出局;项目进度、成本失控;项目核心人员流失严重;项目质量问题频发;项目过程不透明,结果难预料等。

问题2

PMO应该履行哪些职责?

PMO的职能是不是越多越好?

每家企业PMO的职责不尽相同,但结合多年的咨询项目经验,企业PMO的职责几乎都包含在以下战略职能、治理职能、卓越中心三类职能中。

PMO的职能并非越多越好,应该从企业需求倒推PMO职能,职能以需求为驱动。没有需求的职能很可能是冗余的职能,不仅徒耗管理成本,还增加混乱因素。PMO需要明确其运作的根本目的,职能仅是实现目的的手段。新建的PMO在定义其职能时,需要关注与组织已有职能的有效整合,否则不仅不能展示价值,反而会造成了管理混乱。

问题3

PMO与项目经理及相关部门应该设置成怎样的关系?

通常PMO与项目经理的关系有2种类型,一种项目经理岗位设置在PMO,项目经理向PMO负责人汇报;另外一种项目经理岗位设置在其他部门或属于兼职岗位,此时项目经理存在双重汇报关系。2种类型各有利弊,项目经理岗位设置在PMO可以方便项目管控,但由于资源在各职能部门,所以存在资源协调的弊端;如果项目经理岗位设置在其他部门,方便项目经理获取资源支持,但其他部门对PMO的支持程度对于PMO的成功至关重要。

无论何种关系,PMO与项目经理及相关部门的目的是一样的,PMO成功的关键在于明确自己的定位,明确和项目经理及相关部门的职责分工。PMO在项目管控过程中要以发现问题、解决问题的理念深入项目,而非仅仅带着检查表、以找问题的角度去开展工作。关注PMO工作的价值彰显自然可以获取项目经理、相关部门的工作支持。

问题4

PMO如何彰显部门价值?

PMO价值体现是PMO工作的重点也是难点,PMO价值可以考虑从以下方面来彰显:

1、通过项目成功带来的财务价值。

PMO通过对项目管控和指导,可以有效对项目进度、成本、质量等进行管控,通过项目交付工期的降低或项目交付周期的有效控制可以保证现有资源条件下开展更多的项目,从而产生更多的收益。通过项目成本的降低和管控,通过项目降本工作的开展可以产生直接的财务收益。通过项目质量管控,可以降低项目质量损失,也可以核算出财务价值。

2、通过提升项目相关方满意度创造价值。

PMO要运行离不开各相关方的支持,因此PMO可以通过提升相关方的满意度来创造价值。

对于客户而言,提升项目交付的效率和项目过程中的响应速度,保证项目沟通顺畅等都可以提升客户的满意度;对于公司领导而言,通过保证项目过程的透明可控,如通过项目进展报告或项目信息化系统实现项目进度、成本、质量、风险、问题等的信息的及时、快速传递,促进项目交付效率提升可以有效提升公司领导的满意度;对项目经理为主的项目团队而言,通过提升项目问题的解决效率、明确项目人才的职业发展通道、建立项目规则让项目成员能够及时得到支持等都可以有效提升项目成员的满意度。

3、通过内部流程的规范、优化创造价值。

PMO通过项目决策流程的优化,提高项目决策的效率;通过项目管理模板流程等的构建、项目知识经验库的构建、项目流程的优化等为项目成员的项目管理工作提供支持进而提升项目管理工作的效率;通过跨部门接口流程的优化,保证项目过程中沟通的顺畅进而提升管理的效率。

4、通过项目管理人才成长创效。

PMO通过项目管理培训等为项目管理人才赋能,从而加快项目管理人才的成长,提高项目执行的效率;PMO通过建立各类项目管理人才的模型、项目管理人才盘点及测评可以更科学有效的提供合适的人才提高项目的成功率;PMO通过项目管理人才职业发展通道及晋升机制的构建可以为项目管理核心人才提供更宽广的平台从而减少项目管理核心人才的流失;PMO通过项目管理体系、项目管理知识经验库的构建可以为项目开展提供有效的支持,从而降低对项目管理人才的需求。

问题5

PMO如何高效运营?

在建立好了PMO之后,就需要让PMO能够按照预定的权限和流程进行运作,在运作的过程中,应该注意以下事项:

1、应该使项目管理在组织内部具有连贯性和稳固性,不能够只是作为口号的宣传或者是阶段性的工作突击。

2、能够向组织的决策层、职能经理及员工展示项目管理的价值。这些都是PMO运作的利益关系者,只有获得相关方的支持,才能够配合PMO的运作,达到PMO的作用。

3、能够在项目经理和决策层之间,站在中立者的角度,客观的来审视项目。

4、能够平衡其作为项目控制和项目支持角色之间的关系。PMO的目的是为了保证项目实施的成功,而不是实现对项目人员和项目决策的控制机构。因此PMO不应该作为政策的强制执行机构出现,来管制项目的执行,而应本着为项目经理提供支持服务的角度来配合项目经理成功完成项目,如提供工具方法支持、协助问题的快速解决等。

5、重视培训和教育的作用。PMO应该为项目管理和实施人员提供系统的教育和培训,以提高他们的项目管理水平。

6、应加强项目经理之间的沟通。可以采用定期的经验交流会、研讨会、问题解决会等多种形式,来加强项目经理间的沟通,提高项目经理的管理水平。

7、重视知识管理。PMO应该收集和管理项目执行的经验和教训,作为项目的历史数据信息,作为今后组织的决策依据和项目执行的参考。

8、重视项目管理文化的培育。要关注宣传项目管理文化与理念,为项目管理的推行落地创造良好的内外部环境。

9、持续改进。PMO应该根据现有流程、制度的应用情况和反应出来的问题,对其进行改进。这个过程应该是持续的,同时需要与其他组织进行比较,发现自己的差距,以更加完善组织的项目管理标准。


网站文章版权归原作者所有,如有认为侵权请联系我们,将于1个工作日内作出处理!
全部评论(0)

你的评论

验证码:    点击刷新
Copyright © 1998 - 2010 Leadge. All Rights Reserved 粤ICP备05082288号-3