虚拟项目办公室－互联网浪潮中的项目管理

【概述】本文概括了全球的大环境，以及环境带来的挑战与机遇，描述了企业如何运用项目管理与虚拟项目办公室，来更有效地对多个项目进行组合管理，提高项目的成功率，提升企业的项目管理的能力及核心竞争力。

【关键字】项目管理 项目办公室 虚拟现实 互联网技术

1. 前言

尽管人类的项目实践可以追溯到几千年前（如中国的长城、皇陵、故宫的建设，运河的开凿，埃及的金字塔等），但是将项目管理作为一门科学来进行分析研究，其历史并不长，从第一个专业性国际组织IPMA（International Project Management Association)1965年成立至今不过三十余年的时间。现代项目管理理论的起源和发展来自于六七十年代的国防、航空、建设领域，这个理论真正成为关注是在九十年年代以后的西方。在激烈的市场竞争的背景下，企业只有借助于项目管理的方式，在质量、进度和成本管理方面快速改进和提升，实现让新产品快速占领市场的目的。

不管是对建筑、水力电力或是信息技术的项目进行管理，挑战都是相似的。成功的公司，如IBM、朗讯及惠普等公司都认识到它们的市场份额与未来增长依赖于有能力的项目管理。这些公司多年来一直致力于研究新的项目管理方法和培养项目经理。目前又将重点转移到项目办公室上来，使之保持稳定一致并使项目管理成为其竞争优势。

项目办公室的理解因人而异。研究表明，它可以是任何一个组织希望它存在的样子。过去，项目办公室就是为了保持与培养出最好的习惯，以维护项目管理的规则。它原被认为是项目管理信息的静态智囊团，受到培训组织的制约。最近，这一概念由于实际需要而有所改动，确定了其对项目经理的组织维持功能。在这种情况下，项目办公室可被定义为一个协助项目经理达到项目目标的组织实体，它对项目进行计划、估计、安排行程、监控与控制。项目办公室逐渐发展，还可以具备其它职责，如JIT训练、行政管理、项目经理席位、监督、咨询、方法和标准。在这一阶段，项目办公室可以提供全部服务。
根据斯坦迪集团对项目失败情况的调查，80％的项目失败都使人们更加关注帮助项目经理。其次，项目的复杂性随技术的发展而增加。解决方案的细节要求协调、计划并安排日程，项目办公室协助项目经理完成这一重要的任务，而不致使项目经理们陷入细节的漩涡。

企业进行的是全地区性的项目，其项目地点和项目成员分布在不同地区。项目办公室如何能够处理这一日益增多的现象，项目办公室如何为项目团队提供了可使其有效运营的环境与工具，从而在为项目团队提供原动力方面起到更大的作用。

科技正在改变着项目管理的前景。我们生活在一个越来越虚拟化的世界中。我们不必去商店采购，而可通过邮购单定购；我们不必去银行排队，家里的电脑进行电子转账；我们也已过了鸿雁传书的年代，使用传真进行联络；在国外施行时，我们可以通过电视会议与在国内的同事会面。科技为我们提供了与他人交流的机会，不管对方在哪里，都可以便宜、迅捷地进行联系，地理条件已不在是困难。

2. 项目办公室与虚拟项目办公室的实现

研究表明，越来越多的不同规模（大／小）的组织开始建立项目办公室。尤其，2002在新加坡举办的「亚太地区PM研讨会」就是以PMO为主题进行两天的热烈研讨。PMI在2003年8月的PM Network中作了“PMO Trend”的专题报导；而于2003年9月18日在美东巴尔第摩举行的「PMI 2003 Global Congress」全球会中即有数场讲座及有连续四天的研讨会是以PMO为主题，其所受重视的程度可见一般。在西欧、美加、澳洲等国家已有越来越多的企业设置了所谓PMO（Project Management Office，项目管理办公室或项目办公室），尤其像许多Fortune500大的企业，最起码都建立了一种能结合特殊领域专家提供重要项目顾问咨询、协助管理与决策的机制。

所谓的PMO，其主要任务并非是用以直接执行或经营项目，而是提供不同项目团队一个能更有效运作的最佳环境与功能。它可以藉几种方式与安排达成该目标；包括提供项目管理工具、技术与行政管理支持、建立工作规范、发展项目流程、确保作业标准、提供顾问咨询服务及协助执行教育训练，且PMO可用以支持许多不同的项目，资源可以充分共享，且基本上它可扮演为一个整合与分配资源并协助决策的神经中枢。另外，PMO更可发展成可创造出一个能增进组织及项目绩效及追求卓越发展之核心单位，且它可作为所有项目信息交流的平台、主导专业发展的窗口、整合高素质团队之催化剂，而最后能达成有效降低成本、创造利润的目的。

在90年代后期，对于企业的领导来说管理整个企业全部项目的需要变得越来越明显，PMO随之大量地出现。对于项目经理和主管人员来说，PMO被证明是理想的选择。这里是一个允许公司建构可以执行商业策略的环境的理念，PMO实现了这一点，它对每一个项目根据商业策略进行评估和排序，然后对他们进行恰当的资源分配。

一旦项目开工，PMO就持续地对每一个项目的变化进行监控。这里我要强调的一个关键就是随着公司中的优先级别的变化，任何一个项目的状况也要跟着发生变化。PMO通过对项目进行修正，加速，终止或是优先权的排序，实现了对公司变化的调整。

如果你有一个大型的公司，每年要开展超过50个的项目，你就应该立即开始建立PMO。问题是你会发现你的项目经理相当多，每一个都具有不同的技能和经验。这些项目经理也许不会意识到其他项目的成功，甚至不知道其他人在做什么。如果出现类似的情况的话，你就应该建立PMO了。

任何一个PMO的运转都需要资金和人员的投入。在很多方面，PMO都需要有一般性开支的投入，而主管人员却并不想看到一般性开支的超出。但是投入PMO的时间和资金将会是物有所值的，它让项目经理能够在企业中更好，更快更节省地执行项目工作。如果你想要确保所有的项目经理具有核心的项目管理技能，使用共同的方法，处理过程和模板，并得到公司的支持的话，集中化的PMO就可以使你达到目的。一些公司组织需要确定，他们是否能从一个作为功能性实体的PMO向一个虚拟的PMO中得到最佳的利益，来支持并实现项目工作。

所谓虚拟项目办公室（VPMO，Virutal Project Management Office）就是利用因特网在全球各地互连互通的便捷性和计算机、手机、传真等终端设备使用的普遍性和方便性的特点，使得企业的PBO管理者及其专家、成员和项目经理，跨越空间地理的隔阂和时间区域的区分，利用IT技术更好地完成项目办公室的各项工作，实现企业各项目的协同发展和顺利完成目标。

任何一个PMO的运转都需要资金和人员的投入。在很多方面，PMO都需要有一般性开支的投入，而主管人员却并不想看到一般性开支的超出。但是投入PMO的时间和资金将会是物有所值的，它让项目经理能够在企业中更好，更快更节省地执行项目工作。如果你想要确保所有的项目经理具有核心的项目管理技能，使用共同的方法，处理过程和模板，并得到公司的支持的话，集中化的PMO就可以使你达到目的。一些公司组织需要确定，他们是否能从一个作为功能性实体的PMO向一个虚拟的PMO中得到最佳的利益，来支持并实现项目工作。

所谓虚拟项目办公室（VPMO，Virutal Project Management Office）就是利用因特网在全球各地互连互通的便捷性和计算机、手机、传真等终端设备使用的普遍性和方便性的特点，使得企业的PBO管理者及其专家、成员和项目经理，跨越空间地理的隔阂和时间区域的区分，利用IT技术更好地完成项目办公室的各项工作，实现企业各项目的协同发展和顺利完成目标。

任何一个PMO的运转都需要资金和人员的投入。在很多方面，PMO都需要有一般性开支的投入，而主管人员却并不想看到一般性开支的超出。但是投入PMO的时间和资金将会是物有所值的，它让项目经理能够在企业中更好，更快更节省地执行项目工作。如果你想要确保所有的项目经理具有核心的项目管理技能，使用共同的方法，处理过程和模板，并得到公司的支持的话，集中化的PMO就可以使你达到目的。一些公司组织需要确定，他们是否能从一个作为功能性实体的PMO向一个虚拟的PMO中得到最佳的利益，来支持并实现项目工作。

所谓虚拟项目办公室（VPMO，Virutal Project Management Office）就是利用因特网在全球各地互连互通的便捷性和计算机、手机、传真等终端设备使用的普遍性和方便性的特点，使得企业的PBO管理者及其专家、成员和项目经理，跨越空间地理的隔阂和时间区域的区分，利用IT技术更好地完成项目办公室的各项工作，实现企业各项目的协同发展和顺利完成目标。

5.虚拟项目办公室及其优点

企业建立虚拟项目办公室具有除一般实体项目办公室的优点以外，更加广阔的财务效益和管理规范的优势，最终实现企业的市场竞争优势。具体表现在如下几个方面。

首先减少建立实体项目办公室的人员、办公费用开支。实体的项目办公室需要配备人员、设备、家具等办公用品，这些都需要企业从财务费用中列支，同时办公人员的出差、公务等也需要财务费用。如果按照虚拟项目办公室的方式，由于大量日常事务工作由计算机来完成，项目办公室只需少量工作人员，大量的专家和管理者可以分处在不同的地方，通过因特网和IT技术的支持，完成项目办公室的标准制定与分发、技术指导与支持、信息汇总、报表制作和辅助分析等各项工作。

其二大大提高专家的技术支持度。由于企业的项目可能分散在不同的地方，过去项目管理专家对项目的指导和支持需要解决交通问题，一定程度造成时间和人力上的浪费，或者对项目的指导和支持不及时。通过虚拟项目办公室的技术，由于因特网的覆盖非常广，项目办公室的各种专家可以分处在不同的地域，在不同的时间，集中对项目进行远程的指导和支持，而不用管项目在何地。由于没有地域和时间上的差距，同一个专家可以对分处在不同地点的项目进行指导和支持。大大地提高了项目办公室专家对项目经理的技术支持度。

其三增加项目之间的交流程度。使用虚拟项目办公室技术，实现企业的门户网站，在企业的门户网站上，跨越了空间和时间上的隔阂，企业中的员工在一定的权限范围内，查阅资料和信息，开展交流和讨论工作，使得项目之间的相互学习和交流渠道畅通、传递快速。知识社区、讨论区、新闻区、下载区为项目经理和项目各干系人的交流、学习、互动提供了不受空间和时间限制的虚拟平台。大大地增加了项目和项目、项目之间的各种交流。

其四工作的快捷化、无纸化。使用IT技术建立的虚拟项目办公室，将工作中的文件、图纸、文档、资料、报表等文字、图像、声音、影像等各种多媒体、多格式的信息使用数据方式存放起来。这些信息的查看、处理非常快捷，缩短了信息加工、传递的时间，并且使得日常办公实现了无纸化。在时间就是一切的现代激烈竞争时代，对企业的市场快速响应、提高工作的规范和质量等方面提供了极大的竞争力。
另外，虚拟项目办公室的建立，为企业在人力、资金、知识等资源方面在全领域范围内快速整合、协调、配置上提供了极大的能力，使得企业可以充分发挥自身的各种资源，应对日益变化和复杂的市场要求，为社会提供更好的项目管理服务，实现企业的利润最大化目标。

6. 结论

虚拟管理是管理科学的崭新学科。虚拟主机、虚拟空间、虚拟内存、虚拟经营、虚拟人力资源、虚拟物流、虚拟经济等等，提出了虚拟管理的概念和实践；同时揭示和含概了20世纪90年代以来，全世界先进企业在管理上所发生的并正在深入进行的一次重大的革命。无论是一些大的跨国公司，还是我国的一些企业，都纷纷利用虚拟管理的模式提升企业的价值。虚拟管理，是一种全新的管理理念，能够使企业更加充分地挖掘出自身的潜在能力，得到超长的发展。

虚拟项目办公室的建立为企业在全国乃至全球范围内进行项目组合管理和资源优化提供了高效、有效的集约化方法，迅速地发挥其人力资源与技术资源的作用，为成功的项目管理提供了基础，为企业的战略目标的实现提供了信息手段的保障。

站在最高的视点，选择最新的视角，你会发现：虚拟项目管理已成为企业发展的第一竞争力。

【文摘】
1. 《项目办公室：有效管理项目的金钥匙》－（美）弗雷姆
2. 《项目管理办公室－有效管理项目的关键》－Tom Block
3. 《全球项目办公室－项目管理的革命》－（美）托马斯.R.布洛克
4. 《如何从项目管理办公室获益》－Gerald I.Kendall
5. 《潮流－如何全面认识现代项目管理》－云倩（南开大学出版社）

杭州德昌隆信息技术有限公司 沈玉海、王茂川（syh@chinadcl.com）
浙江杭州文三路90号科技大厦11层 邮编310012



作者:沈玉海、王茂川 (原创)